So gelang das Projekt „Digitale Personalakte“
Mit der Einführung der digitalen Personalakte hat expertum gemeinsam mit der Tutum GmbH, dem Partner für intelligente Lösungen im Dokumentenmanagement, zum Jahresauftakt einen großen Schritt in Richtung Zukunft gemacht. Während der Bewerbungsprozess bei expertum schon seit Jahren digitalisiert ist, wurde hinter den Kulissen noch vielerorts mit Papier gearbeitet – insbesondere in der Lohnbuchhaltung in Hamburg. Seit der Gründung 1987 werden die Personalakten sämtlicher Niederlassungen dort zentral geführt. Über 30 Jahre erfolgte dies über die klassische Papieraktenführung – bis die digitale Personalakte Einzug erhalten hat.
Seit Januar 2020 scannen alle Niederlassungen sämtliche Belege für die digitale Personalakte einfach ein. Die Daten laufen von den über 40 Standorten zur Hamburger Zentrale, wo sie von der Lohnbuchhaltung bearbeitet, zugeordnet, geprüft und archiviert werden. Zwischen Projektstart und Rollout lagen lediglich drei Monate.
Innerhalb von drei Monaten vom Mittelalter ins Digitalzeitalter
„Bis vor kurzem haben wir noch gefühlt wie im Mittelalter gearbeitet“, lacht die Leiterin der Lohnbuchhaltung, Anette Niemeier. Die digitale Personalakte war ihr schon lange ein großes Anliegen. Zuvor wurde bereits der Rechnungs-Workflow in der Finanzbuchhaltung erfolgreich digitalisiert. Seitdem konnte sie es nicht erwarten, als nächstes die Prozesse in der Lohnbuchhaltung anzugehen. Also trieb Anette Niemeier ihr Wunschprojekt mit vollem Einsatz voran: „Ich war von Anfang an total begeistert und habe gleich gesehen, wie viel Arbeit uns die digitale Personalakte sparen wird.“
expertum hat es geschafft: So gelang das Mammutprojekt
Für die Testphase wählte Anette Niemeier zwei Niederlassungen aus, die komplett gegensätzlich arbeiten: An einem Standort scannten die Kollegen bereits seit Jahren Dokumente ein, 300 Kilometer weiter wurde ganz klassisch analog mit Papierbelegen gearbeitet. So konnte sie vergleichen, wo Schulungsbedarf bestand. Damit die Einführung flächendeckend gelingt, wurden die Niederlassungen in den ersten Wochen umfangreich betreut. „Wir wollten die Kollegen bestmöglich unterstützen. Mithilfe von Webinaren haben wir alle verantwortlichen Personen innerhalb von zwei Wochen mit dem neuen Prozess vertraut gemacht“, erklärt Anette Niemeier.
Sie rechnete fest damit, dass die Kolleginnen und Kollegen die Vorteile der digitalen Personalakte besonders schnell schätzen lernen würden – zu Recht, wie die positiven Rückmeldungen zeigten.
Umweltfreundlicher und effizienter arbeiten
Im Rahmen einer internen Umfrage wurde die Zeitersparnis als größter Mehrwert genannt. Aber auch der uneingeschränkte Zugriff auf die Dokumente sowie die Umweltfreundlichkeit wurden häufig positiv hervorgehoben. „Es ist spitze, dass nun sowohl die Niederlassungen als auch die Lohnbuchhaltung auf alle Dokumente gleichzeitig zugreifen können und nichts mehr untergeht“, berichtete zum Beispiel der Frankfurter Personalberater Sven Horstmann. Auch die Stuttgarter Kollegin Ute Lichtfield, zuständig für eine Vielzahl relevanter Prozesse im Personalmanagement, war begeistert. Besonders lobend erwähnte sie die einfache Handhabung „Scannen & vergessen“. Dadurch, dass die manuelle Zuordnung oder Einsortierung von Personalakten entfalle, spare sie viel Zeit.